[Mardge]

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 30 листопада 2011 р. N 1242

ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у центральних органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної Республіки Крим,
місцевих органах виконавчої влади
...
57. У разі відсутності посадової особи, найменування посади,
прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті
документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її
заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада,
ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ
(виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо
документ неможливо передрукувати). Не допускається під час
підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу
риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади
керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у
разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

Придерживаться этого документа вы не обязаны, если не относитесь к перечисленным учреждениям. Можно разработать свою инструкцию по делопроизводству и руководствоваться ней.