Цілком погоджуюсь, відправляю працівників у відпустки теж в основному по графіку ( звичайно без винятків не обходиться, ну наприклад відрядження, хвороба, путівка на відпочинок,...).
Коли працівник відмовляється йти у відпустку за графіком без поважної на те причини (поважної з точки зору адміністрації
), я наперед видаю наказ "Про відпустку", датований за 2 тижні до фактичного настання відпустки та ознайомлюю з ним пвд підпис даного працівника. Таким чином це і є письмове повідомлення за 2 тижні.