[Irina K]

Вот есть такой вариант
«Кадровик. Трудове право і управління персоналом», січень 2008 р., № 1 (19), с. 39
Щодо видачі трудової книжки на вимогу працівника

<...>
Щоб уникнути можливих проблем, пов'язаних з видачею трудової книжки працівникові, та мінімізувати ризик настання відповідальності при інспекторській перевірці чи у разі випадкової втрати трудової книжки, досить широко на практиці застосовують такі прийоми:
1) від органу Пенсійного фонду чи від посольства, яким надаватиметься трудова книжка працівника, вимагається офіційне письмове підтвердження такої необхідності. Отримане підтвердження – лист з відповідною інформацією – зберігається до моменту повернення трудової книжки;
2) вводиться практика написання працівником заяви на видачу його трудової книжки з обґрунтуванням необхідності такої видачі, яка після розгляду керівником підприємства з відповідною резолюцією передається особі, відповідальній за видачу трудових книжок;
3) заводиться додатковий Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок
<...>