Мотивировать:

1) Упорядочиванием делопроизводства
2) Упрощением процессов
3) Сокращением времени, необходимого на формальности, вроде выдачи справок и т.д.
4) Высвободившееся от "бумажной работы" время сотрудников можно направить на другие полезные для компании цели
5) В перспективе - появление новых возможностей (например, создание кадрового резерва и т.д.)
6) Возможность более четко контролировать персонал (табельный учет, зарплата и т.д.)

В конце-концов, можно объяснить это проще: любые данные о любом сотруднике (кстати, и о бывшем тоже) можно получить в течение нескольких минут. Не знаете, кто больше заслуживает повышения? Или кому дать премию? Кого отправить на обучение? Все это можно учитывать.

Насчет того, что лучше, мое личное мнение: лучше делать программу "под себя".