Заяву на відпустку в деяких випадках взагалі можна не писати. Це, наприклад, основна щорічна відпустка, яка надається згідно з графіком.
В більшості випадків така заява необхідна як підстава для надання відпустки. Наприклад, стосовно основної щорічної відпустки - це коли така надається не за графіком, або розділяється на частини і.т.д. Обов'язково повинна бути заява на відпустку без збереження заробітної плати, навчальну тощо.
Заява повинна бути власноруч підприсана працівником. Не є порушенням, якщо це буде надрукований текст (повністю чи частково, з необхідними пропусками, які будуть заповнені від руки)