Как показывает опыт - это одна из ошибочных стратегий. Я про базу. Наилучшая стратегия - никаких обещаний, никаких затягиваний времени. Это благо для экс-кандидата. Очень много людей тешат себя надеждами и толком не могут переключиться на поиск в других местах.
Вот несколько советов, когда и как писать такие письма
■ Пишите письмо, как только вы решили, что кандидат не подходит для вашей компании и как можно скорее после интервью. Не затягивайте ответ до того момента, пока вы наймете на эту должность другого кандидата, ведь этот процесс может занять много дней или даже месяцев. Если вы сообщите сразу, у кандидатов появится больше возможностей в поиске другого места работы.
■ Персонализируйте письмо: обращайтесь к кандидату по имени, указывайте детали из последнего интервью с ним. Личное обращение к кандидату впечатляет куда больше, чем, например, обращение типа «Уважаемый кандидат». Если у вас нет времени для персонализации (обычно это занимает две-три минуты), то лучше вовсе не отправлять письмо.
■ В письме укажите вашу фамилию и должность или фамилию и должность HR-а, который непосредственно общался с кандидатом. Ваша подпись придаст письму оттенок личного послания. Не рекомендуется подписывать письмо тому, с кем кандидат не общался — это лишь подчеркнет ваше равнодушие и непрофессионализм.
■ Будьте доброжелательны, но честны по поводу цели письма. Вы хотите, чтобы кандидат получил информацию о том, что данная работа в данный момент времени не может быть предложена ему вашей компанией. Постарайтесь не обнадеживать кандидата возможностью получить каким-то образом работу, если он вступит в контакт с вами.
■ Объясните кандидату, почему он не подходит для той должности, на которую претендовал. Концентрируйте внимание не на личных недостатках кандидата, а на недостатке профессиональных навыков, которые необходимы для открытой вакансии. Таким образом вы сообщите полезную информацию кандидату и не вызовите обиду.
■ Говорите о причинах отказа правдиво, если вы чувствуете, что это не обидит кандидата, а наоборот, поможет в будущем сделать правильные выводы. Если кандидат во время отбора успел у многих вызвать раздражение, то будет уместно сказать о его конфликтности. Если кандидат явно преувеличивает свой опыт в резюме, только чтобы попасть на интервью, предупредите, что это напрасная трата его и вашего времени.
■ Старайтесь ничего не обещать кандидатам. Это только, как правило, усугубляет ситуацию (кандидат надеется, а не занимается поиском другой работы). Избегайте таких выражений, как «мы на всякий случай будем хранить ваше резюме в нашей базе» или «мы ожидаем, что вы пришлете нам резюме на другую вакансию, которая вот-вот откроется».
|