Постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. №301 «Про трудові книжки» визначено, що при влаштуванні на роботу працівник зобов’язаний подати трудову книжку. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства (кадрову службу — особу, яка є відповідальною за цю роботу).
На період дії укладеного трудового договору трудова книжка зберігається на підприємстві та видається у разі припинення трудового договору в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Жодним нормативним документом не передбачено умов тимчасової видачі під розписку трудової книжки працівнику, який продовжує працювати. На прохання працівника кадрова служба повинна надати йому копію або витяг із трудової книжки, завірені підписом відповідального працівника із зазначенням посади та печаткою.
Видача трудової книжки під розписку працівникові як виняток можлива у зв’язку з призначенням або переоформленням пенсії. Спільний наказ Мінпраці та Пенсійного фонду України від 30.04.2002 р. №224/30 зазначає перелік документів для оформлення (переоформлення) пенсії, зокрема документів, які засвідчують трудовий стаж