Если у вас будет только ШР, а не будете заключать ТД с работниками, т.е. принимать их на работу, у вас по ШР будет 100% вакансий. А работать кто будет?
Со всеми работниками, которых вы приняли на работу на основании заявления + приказа о принятии на работу, вы уже заключили ТД в усной форме, т.е. отдельно на бумаге с каждым работником письменно ТД не заключали.
Надеюсь, вы в курсе, что в штатном расписании указываются только должности, количество штатных единиц, оклады, и утверждается фонд оплаты труда на год (чаще всего). И фамилии в ШР не указывают.