Уважаемая Анна !
Это вопрос, конечно, интересный...
(тем более Вы так красочно его изложили
).
Насколько я помню бухучёт, есть такое понятие как "обеспечение отпусков" - средства, резервируемые предприятием именно для оплаты отпусков.
Так что вопрос скорее к вашим финансистам и бухгалтерии
("может, в консерватории что-то подправить"
).
Ещё одно:
каждый год в первый рабочий день года бухгалтерия должна нести на подпись руководителю т.н. "приказ №1" (об учётной политике предприятия на год), где и должны быть прописаны источники и составные части марксизма
... обеспечения отпусков.
Так что это вопрос не только (и не столько) специалистов по персоналу...