Да, вписан номер в книгу движения ТК. По правилам сотрудница должна по подпись ее забрать, но основания нет, т.е. приказа о переводе или увольнении. Я думаю может просто написать что получен Дубликат и подпись сотрудницы?
А датой получения дубликата написать Дубликат №___.?