Т.е. вас волнует как вести делопроизводство, а то, что нарушаете КЗоТ, заключая срочные трудовые договора без оснований на то и контракты в случаях, не предусмотренных Законами Украины, и потом - продлеваете, снова нарушая КЗоТ, не беспокоит.
У вас на на предприятии грубые нарушения трудового законодательства, а вы спрашиваете - как правильно это оформить....