Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига

Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига (http://forum.hrliga.com/index.php)
-   Кадровая безопасность компании (http://forum.hrliga.com/forumdisplay.php?f=20)
-   -   Контактные лица в анкете: на каком этапе просить указывать? (http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=21843)

miss_panic 05.08.2020 18:00

Контактные лица в анкете: на каком этапе просить указывать?
 
При первом собеседовании потенциальный сотрудник заполняет анкету, где указывает ФИО, предыдущие места работы, образование, родственников (ФИО, адрес проживания), для проверки безопасности.
И встаёт потребность, когда сотрудник уже работает или оформляется, то есть прошедший проверку безопасности, собеседование с непосредственным руководителем, чтобы писали контактных лиц, с которыми можно связаться в случае, если сотрудник пропадёт (не будет отвечать на звонки, открывать дверь). В отделах есть неофициальный журнал где записывают, но в кадрах информация обязана быть такого плана.
Как это можно оформить? Возможно порекомендуете, что сделать?
В анкету при подборе, рекрутеры не хотят вносить графу (я их понимаю) :dont know:

eloissa 06.08.2020 10:40

Не очень понятно, в чем у Вас проблема. Контакты родственников записываются, но на момент приема их уже нет?:? Данная информация, кстати, не является обязательной для ЛД, её будущий сотрудник может предоставить только добровольно.
Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241164)
При первом собеседовании потенциальный сотрудник заполняет анкету, где указывает ФИО, предыдущие места работы, образование, родственников (ФИО, адрес проживания), для проверки безопасности.

А потом куда идет эта анкета? Вы ее не получаете?
Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241164)
Как это можно оформить? Возможно порекомендуете, что сделать?В анкету при подборе, рекрутеры не хотят вносить графу (я их понимаю) :dont know:

А я ничего не понимаю:nea: Только что была анкета с родственниками, теперь уже графу нужно добавить...
Могу сказать Вам одно: по Вашему сообщению очень заметны проблемы с внутренними коммуникациями. Если есть какие-то журналы/анкеты с необходимой информацией, почему нельзя договориться и передать эту инфу в отдел кадров? Решение вопроса - в диалоге. У Вас ведь есть линейный руководитель и, наверное, руководитель высшего уровня (HRD)? Есть шеф СБ, правда? Они должны навести порядок в это "сложном" вопросе. Или дать задание линейным руководителям, кто, что и куда вносит и кому что передает.
По своему опыту могу добавить, что у нас такой пункт внесен в анкету при приеме, которая потом передается в отдел кадров. И контакты родственников вносятся ОК в 1С в карточку физлица. В 1С всё прекрасно сохраняется

Andry 06.08.2020 10:55

Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241164)
...чтобы писали контактных лиц, с которыми можно связаться в случае, если сотрудник пропадёт (не будет отвечать на звонки, открывать дверь). В отделах есть неофициальный журнал где записывают, но в кадрах информация обязана быть такого плана.
Как это можно оформить? Возможно порекомендуете, что сделать?

Я предлагаю работникам указывать контактные данные (адрес проживания, телефон) близких родственников в автобиографии. Автобиография - это не анкета, и все, написанное там, пишется добровольно :)

Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241164)
В отделах есть неофициальный журнал где записывают, но в кадрах информация обязана быть такого плана

Во первых, если в отделах есть "журнал, где записывают" - то оттуда и вы можете при необходимости взять информацию.
А во вторых - если "в кадрах информация обязана быть такого плана", то почему же вы тогда не требуете ее при приеме? :)

miss_panic 06.08.2020 11:19

Цитата:

Сообщение от eloissa (Сообщение 241166)
Не очень понятно, в чем у Вас проблема.

Есть анкета, ее выдают рекрутеры на первом собеседовании. В той анкете, есть раздел родственники, но там указывается только кто эти люди приходятся к потенциальному сотруднику и ФИО, номера телефонов не пишут. Анкету я вкладываю в личное дело, но ценности она особо никакой не несёт.

Цитата:

Сообщение от Andry (Сообщение 241168)
Я предлагаю работникам указывать контактные данные (адрес проживания, телефон) близких родственников в автобиографии. Автобиография - это не анкета, и все, написанное там, пишется добровольно:)

Автобиографию не все пишут. Пишут только те на кого заводится личное дело, это ИТР должности, а слесаря, механики, водители автобиографию не пишут. И проблема возникает именно с этой категорией сотрудников.
Нам никак не передают информацию с отделов, то их личная инициатива.
Я вот и спрашиваю, как мне «требовать» информацию, если бы знала, тут бы вопрос не задавала.

eloissa 06.08.2020 11:31

Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241170)
Нам никак не передают информацию с отделов, то их личная инициатива.
Я вот и спрашиваю, как мне «требовать» информацию, если бы знала, тут бы вопрос не задавала.

Если ни с кем не можете договориться, есть два варианта:
1. Достучаться до Вашего руководителя, чтобы он договорился о передаче данных
2. Заведите себе такой же журнал, куда будете вписывать нужную информацию. Или сделайте небольшую карточку с контактами для заполнения, объясните, что для личного дела нужно. Варианты возможны - нет неразрешимых вопросов

Andry 06.08.2020 11:46

Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241170)
Автобиографию не все пишут

Пишут все, кого вы попросите ее написать. так что не стесняйтесь :)
Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241170)
Нам никак не передают информацию с отделов, то их личная инициатива

Так проявите и вы свою инициативу, кто же вам мешает? :dont know:
Если стеснячетесь сами попросить информацию у работников - сходите в отдел и перепишите у них
Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241170)
Я вот и спрашиваю, как мне «требовать» информацию, если бы знала, тут бы вопрос не задавала.

"Требовать ты у девок своих будешь, а у меня просить надо"© "к/ф "Место встречи изменить нельзя"

Все, что вы можете потребовать при приеме на работу, перечислено в ст.24 КЗоТ, и у вас нет никаких оснований требовать что-то еще помимо этого.
Поэтому нужно не требовать, а просить.
А как лучше и проще всего это сделать - я вам подсказал - или просить работников писать это в автобиографии, или брать эту информацию из "неофициального жукрнала" в отделе.
Обязать же кого-то из сотрудников "добывать" для вас эту информацию вряд ли получится, так что придется все делать самой :D

Цитата:

Сообщение от eloissa (Сообщение 241171)
Если ни с кем не можете договориться, есть два варианта:
1. Достучаться до Вашего руководителя, чтобы он договорился о передаче данных

Я вас умоляю - о чем тут договариваться?
"Мне лень (как вариант - страшно, неудобно, я стесняюсь) спросить, так пусть они за меня это сделают а потом мне доложат?"
Это уже из серии "я за вас мою работу делать не буду!"
Честно говорю - я бы послал :redface:
Каждый должен заниматься своим делом м есть свой хлеб!
Цитата:

Сообщение от eloissa (Сообщение 241171)
2. Заведите себе такой же журнал, куда будете вписывать нужную информацию. Или сделайте небольшую карточку с контактами для заполнения, объясните, что для личного дела нужно. Варианты возможны - нет неразрешимых вопросов

Автобиография - лучший из вариантов!
Кроме того, я еще прошу всех работников при приеме кроме контактных данных родственников писать в автобиографии: "в настоящий момент я больше нигде не работаю, на учете в ЦЗ не состою и и пособия не получаю" - здорово выручает в тех случаях, когда потом окажется, что у него несколько трудовых (кто читает наш форум, помнит постоянно возникающие ситуации типа "он устраивался к нам совместителем, а потом оказалось, что у него нет основного места работы, что теперь делать") или у него одна из трудовых лежала в ЦЗ и он получал пособие по безработице

miss_panic 06.08.2020 12:18

Цитата:

Сообщение от Andry (Сообщение 241172)
Пишут все, кого вы попросите ее написать. так что не стесняйтесь

Я не стесняюсь просить информацию у работников. С чего бы вдруг вообще.
В отделе не одна я, и вести должны либо все, либо никто. Дополнительные анкеты, журналы это дополнительная работа, и это только мне нужно, за кого-то я ясное дело ничего делать не буду.
Но нужно так, чтобы это было не слишком напряжно для других делать.

У нас не все пишут автобиографию. И если я буду просить писать, то есть те кто этого делать не будет. А личные дела не должны отличаться существенно друг от друга.

Andry 06.08.2020 12:26

Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241174)
Я не стесняюсь просить информацию у работников. С чего бы вдруг вообще

Это радует :)
Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241174)
В отделе не одна я, и вести должны либо все, либо никто. Дополнительные анкеты, журналы это дополнительная работа, и это только мне нужно, за кого-то я ясное дело ничего делать не буду.
Но нужно так, чтобы это было не слишком напряжно для других делать.

Еще раз пишу - автобиография.
Не является ни дополнительной анкетой, ни дополнительным журналом, ни дополнительной работой, и ни для кого не напряжно просить ее написать при приеме всех, а не только избранных.
Позволит решить вашу проблему, привычна и понятна для всех сотрудников - ее пишут везде, в отличие от "неформальных журналов", которые ведут в отделах только у вас.
Автобиография - вот то, что вас спасет!!! :lol:

eloissa 06.08.2020 12:38

Цитата:

Сообщение от Andry (Сообщение 241172)
Я вас умоляю - о чем тут договариваться?

Да тут как раз проблема в "договариваться". Со своими коллегами по отделу, с работниками других подразделений и т.д. Просто в больших компаниях, где рекрутинг и отдел кадров - это разные подразделения, действительно возникают проблемы в процедурах. Мне ли не знать, сама в таком котле варилась, но как-то за год всё урегулировала, кто, кому, и что и когда...
Я так и не поняла, где ж там руководитель хоть какой-то, который может и должен решить эту "проблему"...

Цитата:

Сообщение от Andry (Сообщение 241172)
Автобиография - лучший из вариантов!

Это классный способ, но... я сразу поняла, что с автобиографией там не пройдет, потому что
Цитата:

Сообщение от miss_panic (Сообщение 241174)
У нас не все пишут автобиографию. И если я буду просить писать, то есть те кто этого делать не будет (Коммуникации! Руководство! Взаимодействие! - прим. eloissa). А личные дела не должны отличаться существенно друг от друга.


Andry 06.08.2020 12:49

Цитата:

Сообщение от eloissa (Сообщение 241176)
Да тут как раз проблема в "договариваться". Со своими коллегами по отделу, с работниками других подразделений и т.д.

Не надо ни с кем договариваться.
Нужно один раз и навсегда установить - при приеме все пишут автобиографию.

Цитата:

Сообщение от eloissa (Сообщение 241176)
Это классный способ, но... я сразу поняла, что с автобиографией там не пройдет, потому что
Цитата:

"...не все пишут автобиографию. И если я буду просить писать, то есть те кто этого делать не будет. А личные дела не должны отличаться существенно друг от друга
"

Еще раз - один раз и навсегда установить, что при приеме все пишут автобиографию. Пишут все, без исключения, и не будет тех, "кто этого делать не будет" - так установлено, такой порядок, и точка.
И это сделать даже легче и проще, чем соображать при приеме очередного кандидата - надо ли этому писать автобиографию, или не надо.
А ведете ли вы на них личные дела или не ведете - то уже дело десятое, можете подшивать копии автобиографий в одно отдельное дело, и вся необходимая информамция всегда будет под рукой.


Часовой пояс GMT +3, время: 16:39.

Powered by vBulletin® Version 3.8.1
Copyright ©2000 - 2020, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
2020 © «МЕДИА-ПРО» 2020 © «HR-Лига»