Это моя "любимая" тема. И к сожалению, на такой вопрос нет однозначного аргументированного ответа. Ибо нашим законодательством предусмотрена выдача трудовой книжки работнику только в случае увольнения.
Я много раз вступала в прения и с работниками, и с представителями ПФ по этому поводу... Иногда получалось уговорить на заверенную ксерокопию ТК, однажды сошлись на цветной сканкопии каждой страницы. Попробуйте и Вы найти компромисс, ведь Вы отвечаете за хранение ТК.
Согласна, бывают ситуации, когда договориться невозможно... А человеку нужно оформлять пенсию :dont know: Тут уж каждый сам себе режиссер:pardon: Я беру расписку с работника с четкой формулировкой, в какое именно отделение ПФ будет предъявляться книжка, и до какого числа ее обязуются вернуть. Расписку кладу в сейф на место изъятой ТК (на случай, если забудется, куда подевалась ТК). Но это мое личное видение, под мою ответственность

ПФ всегда требует оригиналы ТК, никаких копий не принимают,это из моего личного опыта.Поэтому тоже сотрудник пишит расписку,где указывает, что забирает ТК под свою ответственность для предоставления в ПФ для начисления пенсии и ставит дату,когда должен вернуть. Проблем пока не было), тем более что:
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А
від 12 серпня 1993 р. N 637
Київ
Про затвердження Порядку підтвердження наявного
трудового стажу для призначення пенсій за
відсутності трудової книжки або відповідних
записів у ній
{ Із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 497 ( 497-2002-п ) від 11.04.2002
N 1788 ( 1788-2003-п ) від 20.11.2003
N 726 ( 726-2006-п ) від 25.05.2006
N 920 ( 920-2006-п ) від 05.07.2006
N 1658 ( 1658-2006-п ) від 29.11.2006
N 859 ( 859-2007-п ) від 26.06.2007
N 223 ( 223-2010-п ) від 02.03.2010
N 1109 ( 1109-2011-п ) від 20.10.2011
N 35 ( 35-2012-п ) від 25.01.2012
N 868 ( 868-2012-п ) від 19.09.2012
N 169 ( 169-2013-п ) від 20.03.2013
N 380 ( 380-2013-п ) від 29.05.2013
N 56 ( 56-2015-п ) від 18.02.2015
N 1028 ( 1028-2015-п ) від 09.12.2015
N 313 ( 313-2016-п ) від 20.04.2016
N 294 ( 294-2017-п ) від 26.04.2017
N 793 ( 793-2018-п ) від 03.10.2018
N 109 ( 109-2019-п ) від 30.01.2019 }

Відповідно до статті 62 Закону України "Про пенсійне
забезпечення" ( 1788-12 ) Кабінет Міністрів України
п о с т а н о в л я є:
Затвердити Порядок підтвердження наявного трудового стажу для
призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних
записів у ній (додається).

Прем'єр-міністр України Л.КУЧМА
Перший заступник
Міністра Кабінету Міністрів України В.НЕСМІХ
Інд.28
ЗАТВЕРДЖЕНИЙ
постановою Кабінету Міністрів України
від 12 серпня 1993 р. N 637

ПОРЯДОК
підтвердження наявного трудового стажу для
призначення пенсій за відсутності трудової
книжки або відповідних записів у ній

{ У тексті Порядку слова "Великої Вітчизняної війни" замінено
словами "Другої світової війни" згідно з Постановою КМ N 109
( 109-2019-п ) від 30.01.2019 }

Загальні положення
1. Основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова
книжка.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній
трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів,
виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними
установами.
2. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися,
підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного
фонду на підставі показань свідків. ( Пункт 2 в редакції Постанови
КМ N 497 ( 497-2002-п ) від 11.04.2002 )

Изучите эту тему, пожалуйста. В ней есть все мнения по данному вопросу.

Я попросила сотрудника написать заявление и расписку, в которой он обязуется вернуть ТК в течении 3-х рабочих дней с момента возвращения ТК с Пенсионного фонда:yes:

Инструкцией 58 не предусмотрена выдача на руки трудовой книжки работающему. Так что вы даете на свой страх и риск. Фиксировать ли эту выдачу - решайте сами.
Пенсионный фонд не хочет работать по копиям документов. Предполагается, что если работник работает, то оформление проводит кадровик

Все правильно вы сделали, только насчет 3-х рабочих дней погорячились - неделя минимум.
Предварительно рекомендую отсканировать все страницы - на всякий случай.

Да, вы абсолютно правы, выдача ТК на руки работнику законом не предусмотрена.
Но тут уж надо выбирать, что вам важнее - "шашечки или ехать" :)

:reverie:
Кем предполагается? И на каком основании можно запретить заниматься оформлением пенсии самому работнику лично?
Я предполагаю так, что работающий будущий пенсионер поступает так, как считаем нужным:
- либо доверяет оформление кадровику
- либо занимается оформлением лично.
И никто не вправе за него что-то предполагать.
Согласны?
Кадровик, при оформлении пенсии работнику, предоставляет в ПФ копию трудовых книжек будущего пенсионера?
Если не копии, а оригиналы, то покажите мне, пожалуйста - где в Инструкции № 58 сказано о таком вольном выносе чужих ТК с предприятия, с места хранения ТК. Это предусмотрено приведенной Инструкцией? Нет? А на каком основании кадровик таскает чужие ТК туда-сюда (мне приходилось и по 10 штук, сразу, таскать в ПФ)? Он пишет какие-то заявления на этот счет? Оставляет расписки? А кадровик, загребая чужие ТК в свои руки и тягая их по всему городу, в дамской сумочке, в общественном транспорте - ничем не рискует?

:reverie:Почему?
Неужто, работник не сможет за три дня доехать с ТК до своего предприятия?
Даже, если в пятницу работник получит назад свою ТК из ПФ, то до понедельника он укладывается в эти три дня. Зачем ему нести целую неделю, держа ее на руках? :dont know:

Недельный срок назван мною на основании жизненного опыта.
В пятницу в пенсионном короткий день, суббота-воскресенье выходной, в понедельник - шел, не дошел, во вторник дошел, но в очереди не достоялся и т.д.
Как раз в недельный срок уложатся :)