Централизованный кадровый учет
 

Здравствуйте!
Пересмотрела большую часть тем на форуме, но так и не нашла подходящей.
А суть вопроса такова:
существует ряд небольших предприятий под одним учредителем, так называемая Корпорация. Территориально они расположены в разных городах Украины, центральный офис в Донецке. На данный момент,минимальный кадровый учет ведется бухгалтерами этих предприятий. Мне, как новому менеджеру по персоналу, учредитель ставит задачу вести весь кадровый учет, находясь в Донецке.Размышляю над этой задачей неделю, пока четкой схемы не придумала. Опыта работы в такой структуре нет. Очень надеюсь на ваши советы.

А "небольшие предприятия" - самостоятельные юр. лица ?
Если да, то они и должны вести кадровый учёт самостоятельно.
А вот корпоративные ценности должны разрабатывать Вы !

В том то и дело, что предприятия-самостоятельные юр. лица. И я понимаю, что на каждом из должен быть свой кадровый учет от начала до конца. Но учредитель упорствует в своем желании иметь одного менеджера по персоналу на всех, дабы бухгалтера больше отдавались своим непосредственным обязанностям. У меня сейчас испытательный срок, никак нельзя упасть лицом в грязь, тем более предложить руководству оставить все как есть. Что делать?!

в принципе нет ничего сложного в ведении кадрового учета централизовано. мы так и ведем, у нас, правда, численность до 2000. что именно Вас смущает?

Предложить вести кадровый учёт грамотно, профессионально, так, как положено
(с обоснованиями по НПА, с ответственностью, ... в аутсорсинге, наконец)

Вот как раз об аутсерсинге я тоже размышляла. Этот вариант хотя бы законодательно обоснован. Но как быть с такой территориальной разбросанностью? Вряд ли получится оперативно реагировать на все процессы в кадрах. Как получать необходимые подписи? О сдаче отчетов я вообще молчу.

Главное, что меня смущает- это отсутствие быстрой обратной связи от иногородних сотрудников, получение и возврат трудовых книг и т.д. А численность у меня гораздо меньше, чем у вас. Если это возможно, хотя бы схематично поделитесь своим наработанным опытом? Заранее спасибо!

1. Ну законодательно как раз и не совсем, мягко говоря, урегулирован...
Например, право подписи в ТК...

2. Имеется в виду - один HR administrator (аутсорсер) хотя бы на город (регион), чтобы успевал...

Мы обходимся без аутсерсинга.
1. В регионе есть руководитель, который ОБЯЗАН передать все документы до оформления работника в ОК, иначе просто не оформляем со всеми вытекающими (нет з/п, стажа, ну и допуска к работе естественно). Это в интересах руководителя прежде всего.
2. Чтобы связь и пересылка была на достойном уровне заключается контракт с компанией-курьером. Все пакеты документов из всех регинов приходят в течение суток. Если необходимы документы рукописные быстрее, то подойтет и скан-копия, правда потом ее все-таки стараемся заменить на оригинал.
3. Любое новшество, которое Вы сейчас введете, будет определенным образом обтесываться, поэтому приготовьтесь к тому, что иногда пакет будет отправлен не сегодня, а завтра. У нас этот этап был пройден оооочень давно (я его и не застала), но из истории знаю, что давал на отправку документов срок - не более 3 дней. И главное - не допускать до работы товарища.
4. Аналогично с рассылкой документов на регионы из ЦО. При выдаче трудовой работник расписывается в приказе об увольнении не только в графе "ознакомлен", но и дописывает собственноручно - "трудовую книжку получил на руки - дата - подпись".

У Вас также все предприятия- отдельные юр. лица? Я правильно Вас поняла?