Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига

Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига (http://forum.hrliga.com/index.php)
-   Профессиональная классификация (http://forum.hrliga.com/forumdisplay.php?f=28)
-   -   Стандарты работы офис-менеджера (http://forum.hrliga.com/showthread.php?t=847)

Iirina 28.04.2007 15:35

Стандарты работы офис-менеджера
 
Добрый день, уважаемые коллеги!
Необходима Ваша помощь. Сейчас занимаюсь составлением стандартов работы офис-менеджера. Документ будет включать в себя всё - внешний вид, общение по телефону, планирование рабочего дня руководителя, работа с документацией, организация и приём посетителей, проведение встреч и совещаний, административно-хозяйственная деятельность офиса (канцтовары, обеды и т.д. и т.п.)
Каждый из этих разделов будет включать подробное описание что делать, как делать, какую информацию можно предоставлять какую нельзя и т.д.
Вобщем пошаговая инструкция по работе с офисом в целом и руководителем в частности :)
Руководство хочет видеть не только хозяйку офиса но и серъёзного ассистента ТОР-менеджеров.
Может быть Вы составляли подобные документы, было бы интерестно ознакомится.

Vazykh 28.04.2007 17:00

ИМХО, у Вас не совсем офис-менеджер, скорее секретарь с функциями офис-менеджера
Цитата:

административно-хозяйственная деятельность офиса (канцтовары, обеды и т.д. и т.п.)
поэтому и отталкиваться нужно от этого. Секретарь руководителя является лицом компании в какой-то степени, общается с руководителем напрямую и "высокопоставленными" гостями компании, думаю трудно будет совместить
Цитата:

не только хозяйку офиса но и серъёзного ассистента ТОР-менеджеров
, я бы делал упор на второе, т.к. судя по совмещению обязанностей офис небольшой и проще из "серъёзного ассистента ТОР-менеджеров" сделать хозяйку, чем из хозяйки...

С уважением,

танита 12.05.2007 23:48

Я думаю, що справжній офіс - менеджер це саме той, хто вміє суміщати все, починаючи від замовлення канцелярії і до розмов з гостями і керівництвом.

Ilit 14.05.2007 11:59

И вообще сотрудник, которому так много платят, должен делать все :))

Вы знаете, время имеет свойство быть ограниченым. На маленькой компании секретарь действительно может комбинировать функции разных должностей (часто и кадровой работой занимается), а на компании побольше ему просто не будет хватать времени.

Стандартов таких глобальных не разрабатывала. Есть стандарты по отдельным процесам: встреча гостей, организация тренинга, закупка канцтоваров и т.д. Но общую деятельность не описывала - сизифов труд :) Так как есть непридвиденные ситуации и все стандартизировать просто не получится...

Elenna 15.05.2007 12:38

Re: Стандарты работы офис-менеджера
 
Цитата:

Сообщение от Iirina
Сейчас занимаюсь составлением стандартов работы офис-менеджера. Документ будет включать в себя всё - внешний вид, общение по телефону, планирование рабочего дня руководителя, работа с документацией, организация и приём посетителей, проведение встреч и совещаний, административно-хозяйственная деятельность офиса (канцтовары, обеды и т.д. и т.п.)
Каждый из этих разделов будет включать подробное описание что делать, как делать, какую информацию можно предоставлять какую нельзя и т.д.
Вобщем пошаговая инструкция по работе с офисом в целом и руководителем в частности.

Стандарты - замечательная вещь, главное, не перестараться. А то будет, как в анекдоте про дворников, которые замечательно работали, пока им не написали подробную пошаговую инструкцию, как и что нужно делать. Как только они стали работать по инструкции - стало жутко грязно. Когда дворников спросили, в чем же дело, они сказали: "Мы работаем по инструкции, очень стараемся, но дальше 10 пункта из 25 за рабочий день дойти не успеваем". "А раньше как все успевали?" - "Раньше нам просто говорили, что на улицах должно быть чисто!".
Мораль такова, что важнее сформулировать результаты работы и критерии, по которым будете определять, что достигнут желаемый результат, чем прописывать каждый шаг. Напишите мне в личку свой e-mail, я вам скину наш документ с функциональными обязанностями ассистента руководителя, он написан именно с акцентом на результат работы.

job@psk.net.ua 20.09.2007 19:00

стандарты работы секретарей
 
Iirina, как Ваши успехи?
Можете поделиться наработками?

Заранее большое спасибо,
Настя

renova 26.10.2007 17:01

Iirina, мне тоже очень интересно, что у Вас получилось...
Сейчас возникла необходимость создать полноценную ДИ офис-менеджера (по функция полная аналогия с Вашими описаниями, у нас еще практикуется фраза "Мэри Поппинс":))...
Поэтому, если возможно, поделитесь и со мной своими наработками!

Заранее спасибо!

Argo 08.11.2007 18:15

Нет такой должности офис-менеджер. Есть менеджер по административной деятельности.

renova 09.11.2007 15:02

Цитата:

Сообщение от Argo
Нет такой должности офис-менеджер. Есть менеджер по административной деятельности.

Правильно. Только тут речь идет о написании ДИ, а не о том, как правильно должность звучит...:) Хотя, как корабль назовешь, так он и поплывет:)

Yuliya 09.11.2007 15:19

Цитата:

Сообщение от renova
Сейчас возникла необходимость создать полноценную ДИ офис-менеджера...

Вот нашла:
Посадова інструкція секретаря директора підприємства
http://secretar.com.ua/modules/wfsec...?articleid=120


Часовой пояс GMT +3, время: 17:18.

Powered by vBulletin® Version 3.8.1
Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot
2024 © МЕДИА-ПРО 2024 © HR LIGA