Хранение трудовых книжек
 

Прошу информации от общественности:

кто-нибудь сталкивался с аутсорсингом в кадровой работе?

Конкретная ситуация: решили централизовать отдел кадров на группе внешне самостоятельных предприятий. В одном из предприятий ввели должность начальника отдела кадров, заключили договоры на ведение кадрового делопроизводства с остальными предприятиями группы. Но возник вопрос о месте хранения трудовых книжек: согласно Инструкции по их ведению, а также Постановлению КМУ об утверждени формы трудовой книжки, они хранятся на предприятии как документы строгой отчетности. Но тут проблема: как расставить акценты в вышеуказанной фразе: главное НА ПРЕДПРИЯТИИ или КАК ДОКУМЕНТЫ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ? Или все важно? Насколько я могу понять, какого-то унифицированного нормативного акта о правилах хранения бланков строгой отчетности не существует (опровергните, если ошибаюсь). Таким образом, предприятие не ограничено в методе ведения кадровой документации: либо своим штатным работников, либо привлеченным на основании договора физическим лицом, либо на основании такого же договора другим юридическим лицом. То же самое и о хранении: нигде же не указано, что на предприятии обязательно должен быть отдел кадров, и в нем обязательно должен быть сейф, а в нем обязательно должны лежать все трудовые книжки работников? Вот предприятие и определило метод ведения кадрового учета и хранения трудовых книжек - на основании договора на специализированном стороннем предприятии (по сути - ОК по аутсорсингу).

Выскажитесь, а то инспекция труда рвет на части, при том, что консультаций по этому вопросу просто нет.

Где хранить трудовіе книжки
 

Привет!

Не знаю, как у других, а у нас трудовые книжки хранятся в сейфе у бухгалтера. Т.к. как такового отдела кадров на предприятиии вообще нет, а его обязанности приходитяся выполнять мне, рефернету, что и отмечено в моей должностной инструкции. А еще у нас есть второе предприятие, так там вообще нет ни референта, никого. И обязанности вести кадровые дела ни на кого не возложены, и их тоже веду я. Я знаю, что это неправильно, но приходили проверки и ничего не говорили, может быть, конечно, до поры до времени.

Відповідальним за ведення і зберігання трудових книжок є керівник підприємства. Щодо того, де зберігаються трудові книжки, то Постанова чітко визначає "на підприємстві". Трудові книжки і Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведуться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників.
У всіх інструкціях, з якими я стикалась, щодо зберігання документів суворої вітності у різних державних установах, згадується, що вони мають зберігатися у сейфі (вогнетривкому)

Хранение трудовых книжек
 

Могут ли трудовые книжки работников филиала храниться на главном предприятии?

Могут, если каждый, кто увольняется, переводится или прнимается на работу будет иметь возможность расписываться в карточке П-2 и книге учёта движения трудовых книжек, да и в своей трудовой ( в том, что "с записью ознакомлен" Ведь, на сколько я понимаю, кадровик также на головном предприятии?

У нас аналогичная ситуация.
Центральный офис и отдел кадров в Киеве (трудовы хранятся в отделе кадров) и есть 12 региональных отделений в областных центрах.
С приказами и с записями в "особовій картці" ознакамливаем под роспись каждого сотрудника (прием, перевод и получение трудовой книжки при увольнениии), но в книге учета движения трудовых книжек сотрудники региональніх отделений у нас не расписываются, подтверждением получения сотрудником трудовой книжки у нас есть подпись в "особовій картці" при увольнении.

Главное предприятие находится в Киеве, филиал в Чернигове. Приказы о том что в филиале должно вестись кадрогвое деловодство я не нашла (возможно и был, но следов не осталось). Начальник хочет что бы тр. книжки хранились в Киеве. :dont know:

Журнал учёта движения трудовых книжек должен существовать на любом предприятии (при чём прошит, прокумерован и скреплён печатью). А если люди в нём не расписываются, то любой уволенный (даже если он при увольнении получил трудовую), может подать в суд на ваше предприятие, и...ВЫИГРАТЬ! А всё лишь потому, что в журнале нет его подписи о том, что он получил трудовую. Говорю вам не теоретические сведения, это из судовой практики. Такими вещами не щутят. В своё время я, попав на предприятие с такой ситуацией, ездила по домам уволенных и собирала подписи в журнал. А некоторые через пять лет после увольнения подали в суд и получили зарплату за эти пять лет! Так что выбор за вами...

В чем храните трудовые книжки?
 

Добрый день.
Поделитесь опытом - Каким образом (в чем) храняться у Вас трудовые книжки?
Сейф -это само собой....а вот, то что касается вопроса сортировки ТК.
Может у кого то есть опыт по приобретению каких либо специальных боксов или лотков, или ящичков для сортировки трудовых книжек (ну кроме, конечно, идеи самостоятельно сбивать эти лоточки:).
Спасибо

Здравствуйте, как это ни смешно, у меня есть знакомые кадровики, которые хранят трудовые книжки в коробках из- под обуви. они сложены все в алфавитном порядке, закрыты в сейфе, и ни о каких других ящичках они и не подумывают. На обложке трудовой указаны ФИО сотрудника, так, что не затрачивая никаких средств на покупку боксов и особо многого времени на поиск нужной трудовой книжки, они замечательно работают с обувными коробками

В чем храните трудовые книжки?
 

Уместнее всего хранить в несгораемом сейфе :) Когда я работала на предприятии со штатом в 7000 человек, трудовые хранились в специально заказанных сейфах. Внутри уже были разделители и сами ящики были под размер трудовой. Т.е необходимость в ящичках из под обуви :lol: , из под бумаги и т.д. отпадала :)

А у мене вони були у спеціальних дерав*яних боксах (ну і у сейфі звичайно). Дуже зручно - кожен підрозділ у своєму боксі. Замовити, я думаю, можна у магазинах, де меблі продають. Головне визначитись з розмірами.

У меня в коробке из под обуви, на каждой книжке ФИО сотрудника. Пока удобно.

:D ну и что что в коробке из-под обуви. мне с моими 120 человеками вполне удобно, коробка хорошо держит книжки, да и какая разница в чем - главное, что они в хорошем состоянии.

А у меня в сейфе коробки из под офисной бумаги. Оч неудобно :( Кто заказывал специальные коробочки - подскажите, где вы это делали, пожалуйста.

Re: В чем храните трудовые книжки?
 

Я использовал коробки из под офисной бумаги (удобный формат, наличие в офисе как "отходный" материал, твердая фактура).
Аккуратно разрезаете коробку по высоте (примерно пополам). Крышка используется как основание (увеличивает жесткость). Отрезанные элементы умещаются внутри той же коробки и использовал как перегородки.
примерно так:
http://www.b-t.com.ua/kopilka/trudov1.jpg

Я тоже так делала как tipatov рекомендует и надписи на каждой трудовой и в сейф.

купил специальные металлические шкафы-картотеки для личных дел и трудовых, а в коробках для обуви храню дома обувь

извращенец :lol:

а у нас на предприятии полный беспредел - нет сейфа в отделе кадров... кабинет малюсенький, шкаф один (папки на следующий год просто ставить некуда)
так что трудовые книжки храню в ящичке рабочего стола, который закрывается на ключ, по каждому предприятию ( а их у меня 4!) трудовые в отдельном файлике...
страшно неудобно, но руководство до сейфа еще не созрело...
так что для меня коробки из под обуви, но в сейфе - это мечта:)

Вот так всегда. Руководство экономит на малом, а потом ситуация вынуждает платить в десятки раз больше. :roll: В нашем отделе вроде бы и бюджет позволял (так было сказано), а сейф купили спустя год после длительных обсуждений каким он должен быть, сколько денег на него нужно потратить и т.д. Трудовые хранились в обычном офисном сейфе в кабинете главного бухгалтера. Можете себе представить выражение его лица, когда мы в очередной раз приходили найти ту или иную книжку. :)

Поступили так же. И личные дела и ТК все под рукой и по часу искать не нужно.

отлично, когда у фирмы есть возможности
в противном случае выходим из положения так (тем и сильны перед зарубежными коллегами)

2 000 гривен для средней компании не деньги. Тут уже вопрос в другом, в отношении руководства к вопросам оформления, ведения и хранения кадровой документации.

согласен с вами, просто в разных городах по-разному. Когда на производстве (где часто наблюдается нехватка оборотных средств) к директору приходят HR (нужен металлический шкаф-картотека и зам по производству (нужны 3 болгарки, насос...)...
поэтому и говорю, что хорошо, когда есть такая возможность

У меня трудовые книжки хранятся в сейфе, в личных карточках сотрудников. (Типовую форму П-2 печатаю на плотной бумаге на одном листе (на картоне), складываю его пополам, "степлерю" и в него вкладываю все документы, касающиеся каждого конкретного сотрудника). Очень удобно.

У нас каждый отдел имеет свой бюджет. Поэтому возможно таких вопросов, "кому больше нужно" не стоит.

А как вы тогда ведете учет отпусков и кадровых изменений в П-2 или я не правильно поняла? :roll:

Поняли правильно :)
В карточку вручную вписываю все кадровые изменения и отпуска, точно так же как и в обычную форму

Я подумала, что вы степлеруете их в виде кармашка...

Ну да, так и написано...
Интересно, а в приказы никто ничего не заворачивает? :neutral:
Почему бы просто не взять папку-регистратор и в отдельные файлы не вкладывать копии документов работников?....

правильно, в виде кармашка и степлерю. Просто так удобнее хранить в сейфе и трудовые, и все документы, в том числе и ознакомления с приказами, ИМХО.

Добрый день!
Сегодня пришел оформляться сотрудник и требует, что бы ему сделали запись, а трудовую отдали (боится, что мы ее потеряем). Что делать?

1. Не принимать на работу.
2. Принять и отобрать трудовую книжку.

Других вариантов нет. :dont know:


КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
від 27 квітня 1993 р. N 301
Київ
Про трудові книжки працівників
....

3. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
4. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Вы - СПД?ФЛП? Или нет?

Дайте ему почитать

а также:

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А від 27 квітня 1993 р. N 301 Київ Про трудові книжки працівників

если для вас это очень ценный кадр и он вам диктует свои правила игры, то сделайте ему заверенную копию ТК после внесённой туда вами записи. Может ему так будет легче:dont know: Ну а если нет, то на нет и суда нет:D

Будьте так добры, подскажите, в каком "букваре" посмотреть периодичность ознакомления работника со своей трудовой книжкой?
Спасибо.

В инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.

В инструкции речь идет об ознакомлении (подписи) работника в карточке П-2.
А в самой трудовой книжке, запись - "с записями в трудовой книжке ознакомлен, дата, подпись", имеют место или это из "другой оперы"?

Единственный документ - инструкция.

Нет.