Номенклатура справ бюджетної установи
 

Призначили відповідальним за складення номенклатури в бюджетній установі. Ознайомився з нормативною базою. Виникло дуже багато питань.:?

Хто має змогу виділити частину свого часу та відповісти на ряд питань чи допомогти у її складенні консультацією буду неймовірно вдячний (фактично вже складена).
Ну і зрозуміло, як мінімум, з мене кава та булочки за допомогу.:pardon:

"...а не будет ли многоуважаемій джин так любезен..." :D
Ви даремно марнуєте час!
Вже могли б написати свої питання і отримати відповіді :)

Забагато питань:)
Спробуємо по Вашому) Перша партія)

1. Зведена - окремий документ?
окремих підрозділів - окремий?

2. Строки зберігання визначаються:
наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5
наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5
Наказ, Перелік від 18.11.2013 № 2433/5
я вишукую там найбільш схожий за суттю документ і беру з тієї позиції строк зберігання?

3. Що таке Протокол експертної комісії установи (ЕК)? які вимоги до нього?

4. Що означає вимога до кількості примірників номенклатурних справ у підрозділі та установі відповідно?

5. Зведена номенклатура погоджується з архівом кожні 5 років?

6. наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 передбачає перелік орієнтовних документів з якими установа має справу, на основі нього я повинен співвіднести всі документи типові для нашої діяльності з цим переліком і поставити статтю та строк зберігання?

7.В зведеній ном. відображені всі номенклатури кожного з підрозділів,а ном окремих підрозділів у окремому документі, тобто виходить дублювання і множення аркушів?


Дякую:)

Зведена номенклатура - це окремий основний документ, який включає відомості про усі справи, що ведуться в установі, а номенклатури окремих підрозділів - це допоміжні робочі документи.
Так. А якщо у вас є сумніви щодо строку зберігання документа, якій у переліку відсутній, то цей строк визначається за рішенням експертної комісії.
Протокол повинен містити таку інформацію:
1. Назва документа.
2. Номер.
3. Назва колегіального органу із зазначенням харак*теру його роботи
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата й місце проведення засідання
6. Кількісний склад учасників
7. Посади, прізвища й ініціали голови та членів комісії
8. Порядок денний
9. Текст.
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль*кості сторінок.
11. Підписи голови і членів комісії
Зразок можете подивитися тут (якщо самі гулом користуватися не вмієте:D)
Я не розумію, про що йдеться мова.
На кожному підприємстві по різному. У вас повинна бути відомча інструкція з діловодства, затверджена відповідним міністерством чи органом влади, до сфери управління якого ви віднесені, і там ви знайдете відповідь на це питання.
Так.
Я вам вже писав, що зведена номенклатура - це основний документ, котрий включає в себе усі справи підприємства разом з структурними підрозділами, він повине бути обов'язково.
А номенклатур структурних підрозділів може і не бути - все залежить від структури підприємства

1.Тобто потрібно створювати 4 екземпляри з мокрими печатками і розносити адресатам?
2. Як створювати резерв у номенклатурі? Просто залишити місце в кінці кожного з відділів? І при необхідності треба фіксувати те що ми розпочинаємо використовувати цей резерв?
3. Яка це організація в діяльності якої створюється документи НАФ?
Дякую.

Це ви що за НПА цитували?
Про який саме резерв йдеться мова?
Я ж разом з вами інструкцію у ценй момент не читаю :)
Якщо мається на увазі резерв для заведення нових томів справи - то пропускається декілька рядків, щоб можна було згодом зробити запис про заведення чергового тому справи. А як зробите запис про дату заведення нового тому справи - це і зафіксує те, що ви розпочали використовувати цей резерв :)
Читайте "Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів":

Дякую!!
Підкажіть будь-ласка до яких статтей можна віднести такі справи як:
- реалізація плану закупівель (розробка,здійснення)
- листування з громадянами
- взаємини зі ЗМІ та партнерами
- меморандуми про співпрацю
- графік виїзних пунктів прийому громадян

Не можу підказати, тому що я не знаю ні специфіки вашої діяльності, ні змісту згаданих документів. Ми до статей відносимо не назву справ, а зміст інформації, яка в них міститься. Тому що, наприклад, меморандум про співрацю може стосуватися як кадрових питань, так і питань наукових розробок чи питань матеріально-технічного забезпечення.
А якщо у вас є певні сумніви - звертайтеся до вашої експертної комісії і оформляйте це відповідним рішенням.

Дякую! Я це розумію (про відповідність діяльності установи та статті), але взагалі деякі поняття з нашої діяльності в переліку не передбачені навіть близько, тому все таки прийдеться звертатися до архіву.
Вдалого Вам дня!

Якщо ваша експертна комісія прийме рішення, що від завтра, образно кажучи, синє слід вважати зеленим і оформить це відповіідним рішенням - ніяких питань не буде.