Форум сообщества специалистов по управлению персоналом HR-Лига

Напишу из собственного опыта.

В одной из компаний, в которой я работала, была подобная ситуация. Все почти как у Вас, только сфера - продажи, но опять же в строительстве. На штат из 300 человек нас было двое - директор по персоналу и я (обе в Киеве). Филиалов было у нас по регионам - 12. HR-ов на местах не было, мы справлялись своими силами, так как штат среднего филиала был около 15 человек. Ну нечего там бы было делать HR-у.

Подбор в регионах вели так (вкратце): - тел. интервью, предварительный отбор кандидатов на расстоянии - назначение отобранным кандидатам собеседований с директорами филиалов - командировка в филиал для встречи с отобранными директором филиала кандидатами - 2-3 человека (либо приезд этих кандидатов в Киев для собеседования в HR-отдел + если это необходимо, в зависимости от вакансии, - для встречи с руководством главного офиса - дорогу кандидатам мы оплачивали). Иногда сотрудничали с проверенными РА в регионах.

Что касается программы - то безнее вы никак не обойдетесь при таком штате и наличии филиалов!!! Изначально наш отдел работал без программы. Было очень сложно в плане объемов и контроля, а также огромных нецелесообразных времязатрат (я вела кадровое делопроизводство одна). Потом мы внедрили 1С версии 8.1 (было сложно в плане внедрения, но в работе она становиться просто незаменимым помощником!!!). А почему Вы не любите 1С? (напишите, если не сложно) Просто для себя ... интересно.

Что касается ведения делопроизводства - то наладить этот процесс для меня тоже было задачей не из легких. Проблем было много и среди них основной было – нежелание филиалов работать по новой системе, где все всегда должно быть учтено и согласовано – пришлось искоренять самовольные ни с кем не согласованные отпуска, которые обычно приказом не фиксировались (а зачем?), прием на работу без оформления (на складах с этим огромная была проблема, так как что возьмешь с неоформленного кладовщика – какая тут может быть материальная ответственность …) и т д и т п в том же духе … можно продолжать бесконечно. Итак, административным отделом было внедрено положение о документообороте в компании, согласно которому все кадровое делопроизводство централизовано, велось в Киеве, мной, по такой схеме: - вся документация хранилась в Киеве, - на сервере в общем доступе были выложены все необходимые в использовании бланки утвержденной формы (заявления на прием, увольнение, отпуск, бланки документов заполняемые при приеме и т д и т п), - в каждом филиале назначался ответственный сотрудник за сбор и ежемесячную передачу документов в главный офис в установленные сроки (он же вел табель филиала), - таким образом, в конце месяца я получала из филиалов все необходимое мне (оригиналы) для ведения кадрового документооборота (для оперативности моих действий предварительно все это в день заполнения оправлялось мне по факсу – так я проверяла правильность предварительно, чем страховала себя от того, что в конце месяца получу некорректно заполненные документы).

Вот. Так все и было.
Надеюсь, мой незатейливый рассказ поможет Вам в организации Вашей работы.

ЗЫ: насчет положений, инструкций и штатного Вы еще спрашивали. Конечно же! Обязательно они должны быть!!! Иначе на что же Вы в работе опираться будете? (если будет в том потребность, с типовыми – охотно помогу Вам).

Успехов Вам!