Верно ли я Вас поняла? При каждом приёме-переводе мне нужно делать новый приказ об изменении штатного?

Так вы же сами этого хотели - чтобы в штатном у вас никогда не было вакантных должностей!
Поэтому и нужно делать именно так: уволили человека - исключили ранее занимаемую им должность из штатного расписания, захотели кого-то принять - ввели для него должность в штатное расписание...

нет, конечно же.
По нацзаконодательству:
уволил "Васю1"- отвёз в ЦЗ отчёт+ отчёт о вакантной должности-- послал подалее всех, кого ЦЗ прислал: подходящих по ИХ мнению+пообщался с чиновниками много-много.
принял "Васю2" в течение декады- отвёз в ЦЗ отчёт в срок +3 дня.
таков действующий порядок.
или же:
уволили "слонопротирщика" ( далее не будет)- переделываем ШР+отвёз в ЦЗ отчёт( АПД: если уволили по сокращению. только тогда, сорри за недостоверность)
приняли "шишкосушильщика" ( ранее не было)- переделываем ШР+отвёз в ЦЗ отчёт.

О каком отчете в ц/з здесь речь? "Слонопротирщика" уволили и штатную единицу вывели из штатного расписания - вакансии нет.:dont know:

в том то и дело, что никаких нормативных актов нет, и нет чётких алгоритмов, как делать штатное. Так делали и до меня, и не один год...и проверки проходили и претензий никаких не было, может быть из-за того что проверяющим показывали только штатное расписание, без штатного замещения (аналог штатно-посадовой книги, правильно ли вписывать в штатное замещения принятого после 01.11, если штатное делаю на 01.11?). У меня возникли сомнения в правильности действий, обратилась на форум за помощью. С подобной ситуацией уже обращалась Tasya2008, на стр.6 форума по данной теме, но там дощли только до того, что нужно 5-ПН подавать (хотя я так поняла, что она её итак подавала),за 3-ПН так ничего и не сказали... здесь вопрос был больше не в штатном расписании, а в штатном замещении. Неужели выход только такой, чтоб каждый раз менять штатное и делать соотв.приказ, под принятого/уволенного?

Так в том то и дело что я так и делаю, уволила, если никого не принимаю на эту шт.ед. - вывела, если приняла, а шт.ед. нет, то ввожу (звёзды у начальства сложились сказали, 5 числа принимай такого-то, а у меня шт.ед нет, вот поэтому и делаю штатное задним числом), села числа 20-25, знаю уже кого прийму в этом месяце, задним числом делаю штатное, что типа на 01.11 уже знала, кого буду принимать, и если тих шт.ед.нет, то ввожу их, чтоб уже на дату приёма уже была эта шт.ед. И приносишь в ЦЗ два отчёта, отчёт об открытых вакансиях 3-ПН по факту на 01.11, и отчёт о принятых 5-ПН, по которому видно, что все эти вакансии уже заняты. Т.о. и ЦЗ направить никого не может, т.к. видят что уже всё занято. Вопрос был в штатном замещении...

Все зависит от цели, которую вы перед собой ставите. Есть два варианта:
1. Каждый раз, уволив сотрудника, вы готовите отчет 3-ПН, и никаких приказов об изменении штатного не нужно - пусть себе вакансия висит хоть год. И если вы принимаете потом сотрудника на эту вакантную должность - никаких изменений в штатное делать не нужно, изменения вносите лишь в тех случаях, когда вводите в штат должность, которой ранее не было.

2.Если же вы не хотите делать отчет 3-ПН, то после каждого увольнения вы вносите изменения в штатное о выводе должности из штата, а потом, если необходимо принять человека - приказ о введении должности в штатное.

Извините, просто я термина такого не знаю - "штатное замещение", о чем идет речь?

Штатное замещение, это по-сути таже штатное-посадова книга, где указываются фамилии сотрудников, которые оформлены на штатных единицах, у нас это явл. обязательным приложением к штатному расписанию. Т.е. идёт приказ по ОД, о вводе/выводе должностей, и 2 приложения к приказу, приложение 1 - штатное расписание, приложение 2 - штатное замещение.

Штатно-посадова книга вообще является всего лишь рабочим документом, своего рода черновиком, цель которого - содержать сведения об укомплектованости должностей, и все записи в ней ведутся карандашом, как можно утверждать ее приказом?!

огромное спасибо за Ваши ответы, Вы мне очень помогли во всё разобраться:thumbs up::bravo: и ещё один маленький вопрос, а где можно найти офиц. утверждение, о том, что штатно-посадова книга - это рабочий документ? И что его не обязательно прилагать к штатному расписанию. Меня это очень выручит:redface: